Кейс — внедрение ПО Бюджетир в систему управленческого учета ресурсодобывающей компании

Деятельность компании Заказчика: Добыча ресурсов

Численность компании Заказчика: 900 сотрудников

Срок автоматизации системы управления: 6 месяцев

Внедренное решение: БЮДЖЕТИР

О компании

Добывающая компания с общей штатной численностью —  около 900 сотрудников. В процессы бюджетирования вовлечены около 50 сотрудников.

Задача, с которой обратился Заказчик — внедрение системы бюджетирования 

• В компании была созданная и функционирующая финансовая структура, отлаженные процессы взаимодействия в части формирования бюджета.
• Автоматизация в обществе была сделана “сверху” — исключительно для  консолидации данных. Она никак не помогала работе с внутренними бюджетными процессами.

• Данные обрабатывались и консолидировались в громоздких экселевских  таблицах. Доступ к таблицам имели только сотрудники бюджетных и финансовых  подразделений. Чтобы работать со сложными таблицами пользователям нужно было владеть Excel на экспертном уровне. Это сильно осложняло процесс подбор персонала в бюджетные подразделения.

• Из-за ограничений доступа к рабочим файлам ЦФО (центры финансовой ответственности) не всегда были в курсе конечных версий их бюджетов, имели трудности при проведении план-факт анализа исполнения своего бюджета.

• Скорость обмена данными между ЦФО и финансовым блоком иногда измерялась неделями. 
• Общий цикл формирования одного сценария бюджета занимал около 1,5 месяца. Срок мог увеличиться при изменении вводных данных и необходимости отправки данных “туда-обратно”.

• Из-за сроков в год удавалось делать не более 4 полных сценария. Из корпоративного центра требования предусматривали ежемесячное обновление, и в некоторых случаях формирование отдельных версий с небольшими изменениями (версиями бюджета).

Особенности системы бюджетирования в компании Заказчика

• Бюджетирование формируется по принципу начислений (кассовая модель учета доходов и расходов не применяется) для плановых периодов.

• Фактические данные учитываются строго в соответствии с бухгалтерским учетом.
• Периодом учета и расчетов в бюджетировании является месяц на текущий год. 
• Все записи на даты внутри месяца в отчетах выводятся на месяц в целом. Два последующих года — поквартально, далее ежегодный учет.

• ЦФО одновременно контролируются как по бюджету начислений, так и по бюджету оплат, но фактически используют расчетные модели бюджета оплат.

Особенности проекта 

• Помимо типовых требований к учетной системе бюджетирования Заказчику требовался инструмент, обеспечивающий сопровождение уже выстроенного процесса (таким образом, чтобы программа не меняла роли участников).

• Бюджет должен быть расчетным везде, где это применимо, но с учетом целесообразности. Программа должна быть открытой, не выставлять излишних ограничений и требований.
• Реализация продукта должна быть сделана таким образом, чтобы Заказчик мог далее развивать ее и расширять охват процессов сбора и формирования данных (БДР, капвложения, БДДС, оборотный капитал).
• Инструмент должен быть модернизируемым и расширяемым по мере появления возможностей по использованию новых данных в качестве вводных, в том числе и за счет повышения навыков самих пользователей.

Результат, который получил Заказчик 

• Реализация на платформе 1С Заказчика продукта, который соответствовал требованиям.

• Продукт дополнительно отвечал требованиям процессов по импортозамещению, проводимым в компании.
• Бизнес-процессы заказчика не были изменены, продукт полностью подстроился под уже используемые в компании.

• Другие компании группы на данный момент проявили заинтересованность в тираже продукта.

• Заказчик продолжает далее расширять охват автоматизацией процессов бюджетировании, постепенно переходя на ОБДДС и оборотный капитал на базе реализованного функционала без существенных переделок продукта.